Tot dit taakveld behoren alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in de primaire processen, waaronder directie, financiën, controlling, personeel en organisatie, ICT, facilitaire, bestuurs- en juridische zaken en huisvesting.

Beleid

• Plan aankoop bedrijfsmiddelen 2015-2018
• Een digitale overheid: betere service, meer gemak (I-NUP 2012)
• Visie op dienstverlening Terneuzen (2012)
• Kwaliteitshandvest ‘Wat mag u van ons verwachten’  (2012)
• Beleidsnotitie Kanalenbeleid (2013)

De genoemde beleidsnota's zijn te vinden op: www.terneuzen.nl en/of www.zoek.overheid.nl.

Toelichting:

Tot dit taakveld behoren de kosten van overhead, d.w.z. alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces:  financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, personeel en organisatie,  de gemeentesecretaris, inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement), juridische zaken, bestuurszaken en bestuursondersteuning, informatievoorziening en automatisering, facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging),  documentaire informatievoorziening (DIV), managementondersteuning primair proces.

Lasten:
Salarissen en sociale lasten: Hieronder vallen de salariskosten die samenhangen met de hierboven genoemde onderdelen;
Belastingen: Te betalen belasting o.a. waterschap voor gemeentelijke huisvesting;
Ingeleend personeel: Kosten voor inhuur personeel op verschillende afdelingen;

Overige goederen en diensten: Hieronder vallen de personele kosten zoals scholing, reis en verblijfkosten (ca. € 555.000), Huisvestingslasten zoals onderhoudskosten,  gas en elektra  (ca. € 690.000), lidmaatschappen  (ca. € 115.000), Verzekeringen  (ca. € 192.000), Archief, kopieer, schoonmaak, telefoon en porti kosten  (ca. € 1.016.000), ICT kosten zoals licenties  (ca. € 732.000) en diverse andere overhead kosten.
Inkomensoverdrachten: Hieronder valt onder andere de bijdrage aan de personeelsvereniging
Lease termijnen: De computers en mobiele telefoons zijn ondergebracht in een lease contract.

Afschrijvingen: De afschrijvingslasten voor de geactiveerde kosten van onder andere de huisvesting van de gemeentelijke gebouwen en ICT apparatuur.

Toegerekende reële rente: De rente die toegerekend wordt aan de geactiveerd kosten.

Baten:

Overige goederen en diensten: betreft voornamelijk terugontvangst van kosten zoals gas en elektra.
Inkomensoverdrachten - gemeenschappelijke regelingen: Dit betreffen de inkomsten van overheden en gemeenschappelijke regelingen zoals de dienstverlenings overeenkomst met de RUD Zeeland.

Berekening overheadpercentage
Bij de berekening van het percentage overhead zijn wij uitgegaan van hetgeen hierover in de notitie Overhead (juli 2016) van de commissie BBV vermeld staat. Dit betreft een percentage wat tot stand komt door het totaal van de overhead te delen door de salarissen welke verantwoord zijn op de taakvelden van de begroting, exclusief het taakveld overhead zelf.

In bovenstaande tabel is af te lezen dat in 2018 het percentage overhead 74% bedraagt.

Gebruik overheadpercentage
Wij hebben het overheadpercentage van 74% toegepast bij het toerekenen van overhead aan de investeringen, grondexploitatie en bij de extracomptabele berekeningen van de tarieven in de paragraaf lokale heffingen. Dit laatste betreft de afvalstoffenheffing, de rioolrechten, de begraafrechten, de parkeergelden de marktgelden en de leges.

Uitvoeringsagenda dienstverlening
Wij gaven in 2017 de Raad inzicht in wat we hebben gedaan en uitgegeven tot en met 2016. Wat we nog willen doen en uitgeven en wat we beschikbaar houden voor nieuwe verplichtingen in het kader van digitalisering. De inhoud baseerden wij op landelijke programma’s als digitaal 2017, digitale agenda 2020, massaal digitaal en maatwerk lokaal en het digiprogramma van de digicommissaris. We deden een inventarisatie langs alle organisatieonderdelen (2016). Voor een overzicht van de actiepunten in 2018 verwijzen wij naar het raadsbesluit uitvoeringsagenda dienstverlening: terugblik en vooruitblik.

Archief/E-Depot

Op dit moment vinden in archiefland een groot aantal ontwikkelingen plaats. Denk daarbij aan het digitaal toegankelijk maken van de oude, analoge archieven, het opzetten van een E-depot, de insteek om de overbrengingstermijn van archiefstukken te verkorten etc. Om in te kunnen spelen op alle ontwikkelingen waarmee wij geconfronteerd zijn en die ons nog te wachten staan, is het zaak om het huidige archief in een goede, geordende en toegankelijke staat te krijgen en te behouden. Het huidige archief beschikt voor het grootste gedeelte nog niet over een adequate (digitale) toegang. Zowel op dit gebied, maar ook om te kunnen voldoen aan de eisen van de Archiefwet, is de komende jaren een inhaalslag noodzakelijk. Daarom is het belangrijk nu te voorzien in de noodzakelijke middelen (financiën, expertise).
In samenwerking met deskundigen kijken wij momenteel welke scenario’s er mogelijk zijn om te komen tot een archief dat toekomstbestendig is en aan de noodzakelijke (digitale) eisen voldoet. Over de mogelijke scenario’s adviseren wij de gemeenteraad in de 1^e helft van 2018. Om echter voortvarend aan de slag te kunnen gaan, hebben wij een raming opgenomen in deze begroting van € 335.000 rekening houdend met de besparing wegens het vertrek van de eigen archiefmedewerker. Daarnaast nemen wij in 2018 een bedrag op van € 25.000 voor aansluiting E-depot. Dit bedrag loopt in vier jaar op naar € 100.000.

Reserves

Investeringen

Incidentele baten en lasten